QATRIS ICATALOG- GESTIÓN DOCUMENTAL
Ahorre tiempo y dinero en la gestión de sus documentos
Gestionar adecuadamente el archivo de documentos en una empresa tiene una importancia vital para trabajar fluidamente y en condiciones adecuadas, lo que convierte a este trabajo en una tarea crítica para la compañía.
Problemas comunes asociados a la gestión de archivo
Archivo físico de la información en papel, ocupando gran parte del espacio de la oficina e incluso habitaciones completas.
Orden ineficiente por lo que se dificulta la búsqueda de los documentos y puede llevar horas encontrarlos.
Falta de seguridad en el acceso a la información y su custodia, por lo que se producen pérdidas y/o daños irreparables en los documentos con pérdida definitiva de información.
Falta de accesibilidad a la información cuando se necesita realmente.
Qatris Icatalog
Qatris Icatalog es una aplicación que da solución a las problemáticas más comunes en la gestión de documentos escaneados y que, además, tiene la capacidad de automatizar completamente el proceso de captura e indexación de los documentos, a través de sus distintas extensiones, para que el personal de la empresa se dedique a las labores que realmente son de su interés.
Soluciones y servicios
Qatris Icatalog Base es la aplicación principal, un entorno de trabajo intuitivo que facilita la gestión integral de los lotes de documentos que se incorporan diariamente al archivo. Con él se configura todo el proceso de captura, clasificación de los documentos, obtención de los datos representativos de cada documento y su posterior indexación.
Desde este módulo es posible exportar los documentos y sus datos asociados a cualquier sistema de base de datos del mercado (MySQL, PostgreSQL, SQL Server, Oracle, etc.), o directamente al sistema de ficheros con la organización en carpetas especificada.
Qatris Web-Access permite acceder de forma segura y desde cualquier lugar a la información exportada y a los documentos, pudiendo realizar varias acciones con ellos desde la propia web (envíos por e-mail, imprimir, etc.).
Qatris OCR será el encargado de extraer de manera automática la información de interés de los documentos para que los usuarios no tengan que perder el tiempo tecleando.
Qatris Contalink automatiza la creación de los asientos contables de las facturas que se procesan con Qatris Icatalog.
Qatris Documatic identifica los documentos al escanearlos para conseguir que todo el proceso que se ha configurado para cada tipo de documento se realice sin necesidad de intervención manual.
Con nuestras apotaciones conseguiremos que:
"Introduzca sus documentos en el escaner y deje que Qatris Icatalog se ocupe del resto".
En Gestión Documental contamos además con una serie de servicios profesionales para conseguir la solución a medida que la empresa necesita:
Consultoría Integral en la que asesoramos a nuestros clientes sobre la mejor forma de aprovechar la Gestión Documental en su ciclo de trabajo habitual y el equipamiento más adecuado para realizarla.
Digitalización de archivo para que los clientes puedan trabajar desde el primer momento con su sistema de gestión documental sin tener que procuparse por el archivo antiguo, ya que nosotros se lo digitalizamos y organizamos a su gusto.
Custodia y destrucción de archivo, con el traslado de sus documentos a un archivo con las mejores garantías de seguridad y procediendo a su destrucción garantizada cuando se solicite.
Digitalización certificada con LegalSnapScan de ANF consiguiendo que sus facturas digitales tengan valor legal y puedan destruirse las copias en papel.
Backup remoto de la información, con lo que se asegurará de no perder nunca su información sin tener que preocuparse de realizar copias y gestionarlas usted mismo.
